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Viele Arbeitsverträge enthalten eine Bestimmung, nach der gegenseitige Ansprüche der Vertragsparteien innerhalb einer bestimmten Frist geltend gemacht werden müssen, wenn sie nicht verfallen sollen (so genannte „Verfallsklausel“). Diese Frist beträgt typischerweise zwischen drei und sechs Monaten.

In einem Arbeitsverhältnis, in dem der Arbeitnehmer täglich seine Arbeitsleistung erbringt und dafür in der Regel monatlich sein Gehalt vom Arbeitgeber erhält, ist eine derartige Regelung sinnvoll, damit die Vertragspartner innerhalb eines überschaubaren Zeitraumes Sicherheit gewinnen, ob für die Vergangenheit zwischen ihnen noch finanzielle Ansprüche bestehen. Während der Arbeitnehmer dadurch angehalten wird, die Richtigkeit der Gehaltsabrechnung kurzfristig zu prüfen, ist der Arbeitgeber in gleichem Maße gezwungen, zu überprüfen, ob er nicht aus seiner Sicht zu viel Gehalt ausgezahlt hat.

Ohne die beschriebene Verfallsklausel können die wechselseitigen finanziellen Ansprüche rückwirkend für die gesamte Dauer der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren geltend gemacht werden. Dabei ist zusätzlich zu beachten, dass die Verjährungsfrist für Gehaltsansprüche erst mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist. Der Arbeitnehmer könnte daher beispielsweise seinen Vergütungsanspruch für eine im Januar 2016 erbrachte Arbeitsleistung noch bis zum 31. Dezember 2019 gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen.

Wie lang die in der Verfallsklausel enthaltene Frist mindestens sein muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Die arbeitsgerichtliche Rechtsprechung hat jedoch festgelegt, dass die in einem Arbeitsvertrag geregelte Verfallfrist mindestens drei Monate betragen muss.

Sofern der Arbeitgeber – wie dies allgemein üblich sein dürfte – den Arbeitsvertrag vorformuliert hat, muss er zusätzlich noch die strengen Formvorschriften der §§ 305 bis 310 BGB beachten, wenn die von ihm verwendeten Klauseln wirksam sein sollen.

Bis zum 30. September 2016 war es unter Beachtung der gesetzlichen Vorschriften zulässig, die Wirksamkeit einer Geltendmachung zur Einhaltung der Verfallfrist davon abhängig zu machen, dass die Forderung gegenüber dem Vertragspartner schriftlich, d.h. mit eigenhändiger Unterschrift im Original, erhoben wurde. Eine Geltendmachung per E-Mail, Telefax oder gar telefonisch war danach unwirksam und nicht geeignet, die vertragliche Verfallfrist einzuhalten.

Der Gesetzgeber hat nun der immer weiter voranschreitenden Verbreitung der elektronischen Kommunikation Rechnung getragen und in § 309 Nr. 13 BGB geregelt, dass ab dem 1. Oktober 2016 eine Verfallsklausel, die in einem vom Arbeitgeber vorformulierten Arbeitsvertrag enthalten ist, unwirksam ist, wenn sie zur Einhaltung der Verfallfrist eine strengere Form als die „Textform“ fordert. Nach der gesetzlichen Definition in § 126b BGB ist die „Textform“ gewahrt bei Papierdokumenten wie Telefax, Telegramm und Computerfax, die ohne Originalunterschrift zugehen, aber auch bei Vorrichtungen zur Speicherung digitaler Daten wie USB-Stick, CD-ROM, Speicherkarten oder Festplatten, und auch bei E-Mails. Wichtig ist aber in allen Fällen, dass die Person des Erklärenden eindeutig erkennbar ist.

Die besagte Gesetzesänderung betrifft in erster Linie Arbeitsverträge, die nach dem 30. September 2016 abgeschlossen werden. Will der Arbeitgeber eine wirksame Verfallsklausel vereinbaren, darf er in der von ihm vorformulierten Regelung nicht mehr die Einhaltung der „Schriftform“ fordern, sondern nur noch die Einhaltung der „Textform“.

Für Arbeitsverträge, die vor dem 1. Oktober 2016 abgeschlossen wurden („Altverträge“), darf in einer Verfallsklausel weiterhin die Einhaltung der „Schriftform“ gefordert werden. Diese Arbeitsverträge müssen also nicht sofort geändert werden. Das gilt allerdings nur so lange, wie der Arbeitsvertrag nicht in anderen Punkten geändert wird. Einigen sich die Vertragspartner beispielsweise nach dem 30. September 2016 auf eine verringerte vertragliche Arbeitszeit, über eine neue Tätigkeit oder auf eine längere Kündigungsfrist, wird aus dem „Altvertrag“ ein „Neuvertrag“ und der darf in der Verfallsklausel nur noch die Einhaltung der „Textform“ fordern.

Angesichts der großen praktischen Bedeutung der Verfallsklausel im Arbeitsverhältnis ist es in jedem Fall ratsam, wenn Arbeitgeber die von ihnen verwendeten Vertragsmuster umgehend anpassen. Darüber hinaus sollten die Prozesse in der Personalabteilung so angepasst werden, dass bei jeglicher zukünftigen Vertragsänderung von Altverträgen auch die Änderung der Verfallsklausel mit berücksichtigt wird.